سیستم های کنترل پروژه
فهرست مطالب
آخرین به روزرسانی در 18/11/2022
وقتی صحبت از پروژههای در مقیاس بزرگ میشود ، 98 درصد پروژهها با افزایش هزینه یا تاخیر مواجه میشوند و زمان بندی ها اغلب 20 ماه یا بیشتر به تاخیر می افتد.
برای کاهشش این ارقام می توان از سیستم های کنترل پروژه استفاده نمود.
در این مقاله قصد داریم سیستم های کنترل پروژه را معرفی کنیم.
مدیریت پروژه وقت گیر است و برسی کردن آن به صورت روزانه کار بسیار دشوار و همچنین ناکار آمد است.
شما به جای برگزاری جلسات هفتگی برای دریافت گزارشات میتوانید از این نرم افزار ها استفاده نمایید.
در ادامه با انواع آنها و نحوه ی استفاده از آنها آشنا می شویم.
سیستم کنترل پروژه چیست؟
نرم افزار مدیریت پروژه نوعی نرم افزار آنلاین مشارکتی است که به افراد در برنامه ریزی، زمان بندی و اجرای پروژه ها کمک می کند.
این به کاربران اجازه می دهد تا کار را به افراد مختلف اختصاص دهند ، پیشرفت را پیگیری کنند و بهره وری را اندازه گیری کنند.
وظایف سیستم های کنترل پروژه شامل شروع، برنامه ریزی، نظارت و کنترل، ارتباط و بسته شدن هزینه ها و زمان بندی پروژه است .
این عملکرد به مدیران پروژه و همچنین کل تیم ها امکان می دهد تا بودجه، مدیریت کیفیت و تمام اسناد رد و بدل شده در طول پروژه را کنترل کنند.
نرم افزار مدیریت پروژه همچنین به مدیران کمک می کند تا بفهمند که هر فرد چقدر زمان صرف پروژه های مختلف برای بهبود کارایی می کند.
به طور خلاصه ، از ابزارها و برنامه هایی تشکیل شده است که به شما کمک می کنند کارآمدتر کار کنید.
نکته : نرم افزار مدیریت پروژه ارتباط نزدیکی با نرم افزار مدیریت تسک دارد اما در مقیاس و دامنه متفاوت است.
برای کاربران و کسبوکارهایی که به دنبال مدیریت تعداد زیادی پروژه با ویژگیهای مشابه هستند، نرمافزار مدیریت پروژه و portfolio پربازدهترین خواهد بود.
قبل از قرار دادن برنامه در سیستم کنترل پروژه باید به نکاتی توجه داشته باشید.
این نکات شامل موارد زیر میباشد:
- برنامه های پروژه و ساختار شکست کار (WBS) را بر اساس محدوده ایجاد کنید.
- مدیریت و تخصیص منابع بر اساس تقاضا و در دسترس بودن را تعریف کنید.
- بودجه پروژه را ایجاد کنید و آنها را با هزینه های واقعی مقایسه کنید.
- از چندین روش ، مدیریت پروژه را مانند روش های آبشار و چابک پشتیبانی کنید.
- الگوهای پروژه ای را ارائه دهید که می توانند برای ایجاد پروژه های جدید تغییر یا ترکیب ایجاد کنند.
- یک مسیر بحرانی ایجاد کنید و زمانی که پروژه تغییر کرد آن را به روز کنید.
- پیشرفت پروژه ، استفاده از منابع کاربر را نظارت کنید.
ویژگی های یک سیستم کنترل پروژه چیست ؟
یک کنترل کننده پروژه می تواند در مورد یک پروژه خاص یا مجموعه کاملی از پروژه ها به مدیر پروژه گزارش دهد.
از ردیابی محصولات تحویلی گرفته تا مدیریت منابع و از مدیریت بودجه گرفته تا همکاری با اعضای تیم، موارد زیادی در اجرا و مدیریت پروژه ها باید در نظر گرفته شود.
این در هنگام انتخاب ابزار نرم افزار مدیریت پروژه مناسب نیز صادق است.
برنامه ریزی پروژه
برنامه ریزی یکی از مراحل مهمی است که در آن کنترلرها و مدیران پروژه با یکدیگر همکاری می کنند.
برنامهریزی چه در حال ایجاد طرحهای پروژه، برنامهریزیها، ساختارهای شکست کار یا برآورد هزینه باشد، برنامهریزی به تیم شما مبنایی برای کار در طول پروژه میدهد.
بودجه بندی
ادغام فرآیند بودجه بندی در فعالیت های پروژه برای محاسبه دقیق هزینه ها و درک زمان و … ضروری است.
با زمان بندی بودجه ها و اصلاح اعداد ، یک مدل شفاف برای مدیران ارشد و اعضای تیم به طور یکسان در دسترس است.
مدیریت ریسک
کنترل های پروژه یک رویکرد دقیق برای مدیریت ریسک ارائه می دهد.
با شناسایی پیشگیرانه ریسک ها، پایش مستمر ریسک و توسعه برنامه های اضطراری برای رسیدگی و کاهش مسائل، کاهش تأثیر بر بودجه و برنامه امکان پذیر می شود.
همچنین به جلوگیری از وقوع برخی خطرات در آینده کمک می کند.
مدیریت تغییر
هنگامی که یک پروژه از برآوردهای اولیه خود منحرف می شود، اغلب به دلیل یک عامل واحد نیست، بلکه به دلیل اثر تجمعی چندین عامل است که معمولاً مورد توجه قرار نمی گیرند.
به همین دلیل است که مدیریت تغییر حیاتی است.
با ردیابی تغییرات و درک تأثیر آنها، در حالی که یک فرآیند مشخص برای ارزیابی، تأیید و پاسخگویی دنبال می شود، پروژه ها می توانند در مسیر ترسیم شده خود باقی بمانند.
پیش بینی
با افزایش دقت تخمینها در زمان تکمیل، کنترلکنندهها و مدیران پروژه میتوانند بینش بیشتری نسبت به محرکهای فعلی هزینه و زمانبندی بیش از حد به دست آورند.
اندازهگیری پیشرفت خوب یک ورودی حیاتی برای فرآیند پیشبینی است.
این به عنوان مقایسه با هزینه های واقعی و متعهد عمل می کند که کنترل کننده های پروژه را قادر می سازد پیش بینی را با استفاده از ترکیبی از روش ها و فرمول های پیش بینی استاندارد برون یابی کنند.
بهروزرسانیهای منظم و بهموقع به کنترلکننده پروژه کمک میکند تا زمانی که پروژه شروع به خارج شدن از مسیر میکند، واکنش سریعتر و اقدامات اصلاحی امکان پذیر باشد.
مدیریت اجرایی
تعریف و استفاده از شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) برای نظارت بر سلامت پروژه و روند پیش بینی برای انجام اقدامات اصلاحی بسیار مهم است.
سازمان هایی که از سیستم کنترل پروژه استفاده می نمایند در صد موفقیتشان در آن پروژه 68 درصد میباشد ، ولی سازمان هایی که از این سیستم در پروژه های خود استفاده نمیکنند تنها 7 درصد شانس موفقیت در آن پروژه را دارا هستند.
در ادامه قصد داریم 5 تا از بهترین سیستم های پرداخت در حال حاضر را معرفی نماییم.
۱
گیت هاب یک سیستم کنترل پروژه برای برنامه نویسان میباشد که میتوانند از آن به راحتی در پروژه های خود استفاده نمایند.
به طور کلی میتوان در گیت هاب با سایر برنامه نویسان ارتباط برقرار کرد و با کمک آنها پروژه های خود را به اتمام رساند.
علاوه بر همکاری در پروژه ها میتوانید رزومه های آنها را نیز مطالعه کرد و سورس کد های برنامه نویس های مختلف را مورد برسی قرار دهید.
همچنین گیت هاب یک وب سایت و سرویس مبتنی بر ، cloud است که به توسعه دهندگان کمک می کند تا کد خود را ذخیره و مدیریت کنند و همچنین تغییرات کد خود را ردیابی و کنترل کنند.
(لازم به ذکر است ما در مقالاتی مجزا به صورت کامل در رابطه با گیت هاب در دو بخش توضیحات لازم را داده ایم.)
۲
یکی از بهترین و پرکاربردترین سیستم های کنترل در جهان است.
یک پروژه منبع باز بالغ و فعال است که در ابتدا توسط لینوس توروالدز ، خالق معروف هسته سیستم عامل لینوکس در سال 2005 توسعه یافت.
تعداد خیره کننده ای از پروژه های نرم افزاری ( تجاری و منبع باز ) برای کنترل پروژه ی خود به Git وابسته هستند.
مجموعه ای از فرآیندها که توسعه دهندگان، مدیران پروژه و مشارکت کنندگان را برای توسعه نرم افزار جمع آوری می کند.
این به سازمان ها اجازه می دهد تا محصولات را با سرعت بیشتری نسبت به رویکردهای توسعه نرم افزار سنتی ایجاد و بهبود دهند.
شما می توانید در فضای ابری با امکانات و خدمات این سیستم کنترل پروژه شروع به کار نمایید.
بخشی از مجموعه برنامه های مدیریت کار مایکروسافت 365 است و همانطور که احتمالاً حدس زده اید، برای استفاده از لیست ها طراحی شده است.
می توانید تیم هایی را برای همگام سازی فوری ایجاد کنید و لیست ها را در قالب های تقویم، گالری، شبکه یا نمای سفارشی مشاهده نمایید.
امکانات :
- نماهای قابل تنظیم
- پیاده سازی قالب های لیست آسان است
- ادغام هوشمند با سایر محصولات مایکروسافت 365
یک پلتفرم ساخت اپلیکیشن کمکد است که حول جریانهای کاری مدیریت پروژه Agile متمرکز شده است.
امکانات :
- سیستم توسعه با کد پایین به تیمها اجازه میدهد تا با برنامههای ساختهشده بهسرعت راهاندازی و اجرا شوند.
- اتصال همزمان داده و یکپارچهسازی سیستم (برنامههایی ایجاد کنید که بهطور یکپارچه با هم کار کنند)
مهدی اعتصامی
سئوکار - برنامه نویس #c
نوآوری و ایده می تواند از ساده ترین بخش های روزمره ی شما پدید آید.